Fraude: como a evitar no momento do fecho de caixa?
O apuramento do fecho de caixa é uma parte essencial do controlo de tesouraria em qualquer estabelecimento. Mas como pode ser feito de forma mais produtiva?
Pequenos, médios ou grandes estabelecimentos, todos enfrentam um problema comum: desvios de dinheiro. Até certo ponto, as diferenças na altura do fecho de caixa são normais e aceitáveis. Contudo, se esta situação ocorrer de forma frequente, pode estar a ser vítima de um dos problemas mais comuns no mundo da restauração. Descubra como evitar este tipo de fraude.
Como identificar a fraude no fecho de caixa?
O primeiro passo para combater estes desvios é conhecer os sinais de alerta. Se o seu estabelecimento não faz parte de uma grande rede empresarial ou sistema de franchising, então está ainda mais vulnerável a fraudes no momento do fecho de caixa. Mesmo pequenas diferenças e erros, se forem recorrentes, podem ser um sinal de que o controlo de tesouraria está comprometido. Para poder identificar fraudes, precisa de estar atento e acompanhar todo o processo, especialmente em momentos críticos como a entrada de novos funcionários.
A formação e motivação da equipa são fundamentais para evitar fraudes
Uma equipa bem estruturada e formada é o ponto inicial para se construir relações duradouras e de confiança, evitando situações como a fraude. O mais importante é que cada um dos funcionários tenha sua função bem definida, principalmente no que diz respeito a transações financeiras. Procure que em cada turno exista alguém capacitado para lidar com as diferentes situações relacionadas com pagamentos. Estes colaboradores devem ter formação específica, para que se sintam mais seguros no momento de realizar transações e saberem como agir para solucionar eventuais problemas.
Encontre o equilíbrio entre familiaridade e formalidade nas relações
Para além de uma equipa bem formada e estruturada, é fundamental estabelecer uma certa formalidade nas relações entre as figuras de liderança e a restante equipa. É importante haver um bom ambiente entre funcionários, mas os papéis e funções de cada um devem estar bem definidos, de modo a evitar abusos de poder ou confiança. Estas situações podem, em casos extremos, levar a fraude.
O controlo próximo do fluxo de caixa é essencial
Controlar o fluxo de caixa é um ponto elementar e fundamental para identificar e evitar desvios. Por isso, além de acompanhar de perto este processo, deve ter sempre um responsável de confiança neste cargo. Ao mesmo tempo, deve fazer balanços financeiros regulares do negócio.
Lidere pelo exemplo e comece pelos valores
Qualquer líder deve liderar pelo exemplo e transmitir valores éticos à sua equipa. Pensar apenas em políticas punitivas não é a solução para o problema. Para além de estratégias de monitorização e prevenção, evitar fraudes no momento do fecho de caixa, exige formações regulares das equipas e uma liderança exemplar e com total transparência.
A automação é essencial para evitar o erro humano
Um sistema de gestão permite realizar o fecho de caixa de forma mais segura e automática, com menor probabilidade de fraude e de desvios de dinheiro. Por exemplo, é possível definir quem tem acesso ao resultado final do restaurante e quem tem autorização para reabrir a caixa. Prefira um sistema que integre todas as vendas do seu estabelecimento, seja presencial ou home delivery.
Entre em contacto com a nossa equipa de especialistas para saber como automatizar o controlo de tesouraria no seu negócio e minimizar o risco de fraude.
